Para hacer el inventario de una ferretería debes elegir la fecha adecuada, capacitar al personal, contabilizar el stock e incluso implementar métricas para evaluar la correcta realización del procedimiento.
De igual modo, es importante una planificación adecuada para que el proceso no coincida con las fechas de distribución de los mayoristas ferreteros.
Si buscas hacer un buen inventario, te explicamos 10 pasos infalibles para lograrlo.
Tipos de inventario de una ferretería
Para hacer el inventario de una ferretería, puedes utilizar una de las siguientes variantes:
- Inventario general: para desarrollar este tipo de inventario hay que contar todos los productos y recursos de una sola vez. Para mayor facilidad, es recomendable cerrar la ferretería. Por tanto, es necesario planificarlo muy bien y asegurarse que no coincida con los días en los que pasarán tus proveedores.
- Inventario parcial: consiste en contabilizar todos los productos que se ubican en un departamento, espacio o lugar específico del local. Esta modalidad no afecta mucho la dinámica del negocio, por lo que no es necesario cerrar la tienda.
- Inventario progresivo: es el recuento que comienza por un departamento y se extiende paulatinamente hasta el resto de las secciones de la ferretería. Termina una vez que se llega al punto donde se inició. Aunque puede tardar meses en finalizar, es una opción para tener un recuento general sin afectar la dinámica de tu tienda.
- Inventario inicial: se realiza al inicio de un período fiscal. Indica el total de productos vendidos durante el período anterior y te permite conocer el valor de la mercancía en existencia al iniciar el nuevo ejercicio contable. Para hacerlo debes enlistar todos los productos, especificando los códigos, precios de costo y de venta.
- Inventario final: se hace cuando termina un período contable para registrar el valor de los productos que quedan al final de ese ejercicio contable. Se calcula sumando el inventario inicial más las compras netas y restando los productos vendidos. El inventario final te ayuda a determinar el inventario inicial del siguiente período.
- Inventario permanente: como su nombre lo indica se trata del registro continuo de todas las entradas, salidas y movimientos internos de tu ferretería. Es decir, se realiza todos los días y es muy útil para que tengas claro el funcionamiento diario de tu negocio.
- Inventario periódico: es una de las formas más utilizadas para registrar toda la mercancía disponible. Consiste en contar manualmente los productos cada cierto período: mensual, trimestral, semestral o el que tú elijas.
10 Pasos para hacer inventario en una ferretería
El inventario de una ferretería es el proceso indicado para contabilizar a profundidad todos los productos disponibles en tu negocio.
Constituye la mejor forma para conocer detalladamente la cantidad, tipo, ubicación y otros datos relevantes de los artículos que se encuentran tanto en venta como en stock.
Hay muchos ejemplos de cómo hacer el inventario de una ferretería, pero si buscas aumentar la eficiencia durante todo el proceso, estos 10 pasos te ayudarán a lograrlo:
#1 Programa el inventario con tiempo suficiente
Si deseas obtener datos reales y consistentes de tu negocio, asegúrate de programar el inventario de la ferretería con la antelación necesaria para no andar con prisa.
De esa manera, se pueden crear las condiciones óptimas que minimicen las distracciones en el transcurso del proceso. Elige los días que menos vendes y evita las fechas que recibes entregas de tus proveedores.
En el caso de los inventarios diarios, asegúrate de que no rompan la dinámica de tu tienda, por lo que deben seguir un procedimiento simple y rápido de hacer. Te sugerimos realizarlos antes de abrir y después de cerrar, para que tengas un mayor control.
#2 Designa y capacita el personal que participará
Hacer el inventario de los artículos es mucho más fácil cuando tu personal sabe bien cuáles son los pasos específicos que debe seguir. Como resultado, la información final del proceso resulta confiable y concreta.
Considera que, por lo general, las ferreterías cuentan con varios departamentos o estantes para organizar los productos que se venden, así que tener el apoyo de tu personal, será muy útil para agilizar tu proceso.
#3 Haz un registro de todos los productos existentes
La forma correcta de hacer el inventario de una ferretería consiste en ser estrictamente organizados.
Para lograrlo, lo mejor es hacer un registro que incluya la mayor cantidad de características de cada producto como nombre, marca, dimensiones, número de lote, proveedor, ubicación en tienda, precio y otros aspectos. Esto es importante para categorizar tus productos y facilitar su venta.
#4 Establece la ubicación exacta de cada artículo
Durante el inventario, deja bien claro cuál es el sitio específico donde está ubicado cada producto dentro de la ferretería. Una técnica muy efectiva es emplear códigos de barras y etiquetas que agrupen los artículos por categorías y departamentos.
De ser posible, adquiere un sistema de identificación por radiofrecuencia para tus etiquetas, con esta tecnología puedes conocer en tiempo real el movimiento de los productos de tu tienda, stock y almacén.
#5 Etiqueta cada caja y estante
Coloca etiquetas en las distintas cajas y estantes de tu ferretería con nombre del producto, número de unidades, características de la mercancía y el código de barras.
Divide las secciones por categorías, por ejemplo: “herramientas eléctricas”, “artículos para el hogar” que faciliten la búsqueda rápida de los artículos. Así, el inventario fluye más rápido.
#6 Usa escáneres para facilitar el conteo físico
Si utilizas códigos de barras o códigos QR, puedes facilitar todo el conteo de mercancía, identificar su ubicación en la tienda y llevar el registro de existencias, ventas y pérdidas.
Existen aplicaciones móviles que te ayudan a inventariar desde tu teléfono. Solo basta con registrar el código de barras, para que el proceso ocurra de forma automática.
#7 Utiliza el conteo periódico para mayor control
Como te comentamos anteriormente, existen varios tipos de inventarios que puedes implementar en tu ferretería.
Con el objetivo de llevar un control más preciso y eficiente, te recomendamos hacer conteos parciales por departamentos e ir manteniendo los informes al día. No dejes toda la carga de trabajo para una fecha específica trimestral o anual.
#8 Registra y compara la información obtenida
Para recoger la información de tu inventario puedes utilizar papel, una plantilla en Excel o un software especializado. De manera general, necesitas incluir nombre del producto, clave o código, descripción, cantidad de productos del stock inicial, entradas, salidas y el total resultante.
Una vez que tienes el informe final puedes comparar con el inventario anterior y sacar conclusiones.
#9 Cuantifica las pérdidas
Un punto importante de tu inventario es identificar si han existido pérdidas de artículos. Al tener todos tus estantes y productos debidamente etiquetados, es posible determinar con exactitud, las causas, qué áreas son más propensas a sufrirlas y cómo evitarlo.
Estos datos te brindan la posibilidad de trazar estrategias que fortalezcan la seguridad y control en esos estantes.
#10 Mide la eficacia de tu inventario
Aunque consideres que tu equipo ha realizado un inventario perfecto y que los datos que obtuvieron son fieles, necesitas métricas que lo comprueben.
Lo ideal es que utilices indicadores clave de rendimiento (KPI) como Stock promedio, Stock óptimo, Contracción de inventario, etc. Estas métricas te ayudarán a monitorear mejor el control interno de tu ferretería.
El inventario de tu ferretería es proceso clave para su funcionamiento
Si tus ventas están aumentando y la dinámica en la tienda fluye de maravilla es una buena señal de que tu negocio va bien.
No obstante, solo el inventario de la ferretería tiene la capacidad de mostrarte en cifras si la administración de tu negocio es la más adecuada. Fortalece este proceso y aumentarán tus ganancias.